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Chef-und-Assistenz

Executive Assistant (m/w/d)

Standort: Stuttgart
Status: Stelle ist vakant

Als internationale Beratung mit mehreren Standorten in Deutschland zählt mein Auftraggeber weltweit zu den erfolgreichsten Unternehmen seiner Branche und ist Marktführer in Europa. Die über 500 Berater sind Mitglieder eines einzigen globalen Teams in fast 40 Ländern. Zu seinen Klienten zählen die „Global Players“ ebenso wie größere traditionsreiche Mittelständler. Nun suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt für das Stuttgarter Büro für einen im ersten Quartal 2024 neu hinzukommenden Berater eine/n

Executive Assistant (m/w/d)

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Das sind Ihre Aufgaben:

Es erwartet Sie ein anspruchsvolles, internationales Umfeld in dem viele Projekte parallel laufen. Aus diesem Grunde bringen Sie die Fähigkeit mit, sich selbst gut zu organisieren und mehrere Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten. Auch wenn es mal turbulenter zugeht, halten Sie Ihren hohen Qualitätsanspruch. Das Arbeitsklima ist sehr kollegial und nicht nur während der Einarbeitung werden Sie von Ihren sympathischen Kolleginnen unterstützt.

Ihren Chef – offen und sympathisch – entlasten Sie absolut selbstständig von organisatorischen und administrativen Aufgaben, sorgen für einen reibungslosen Arbeitsablauf und die angemessene Kommunikation mit internen und externen Partnern. Hier die Aufgaben im Überblick:

  • Komplettes Officemanagement und Koordination der vielfältigen Aktivitäten des Beraters
  • Umfangreiche Termin- und Reiseplanung inkl. Reisekostenabrechnung
  • Ansprechpartner:in für interne Stakeholder und externe Mandaten, d.h. Kommunikation mit internationalen Entscheidern des Top Managements
  • Teilnahme an Projektbesprechungen, Telefon- und Videokonferenzen
  • Erstellen von Projektbeschreibungen, Vertragsangeboten, Berichten und Präsentationen in deutscher und englischer Sprache
  • Schnittstellenfunktion innerhalb des jeweiligen Projektteams

Das bringen Sie mit:

Nach dem Abitur und einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung oder einem Studium haben Sie bereits Berufserfahrung als Assistenz vielleicht in einer Unternehmensberatung oder auf Geschäfts- bzw. Bereichsleitungsebene gesammelt. Wichtig ist, dass die englische Kommunikation bereits zu Ihrem Tagesgeschäft zählt oder Sie eine Zeit im englischsprachigen Ausland gelebt haben. In jedem Fall sollten Sie im Englischen sehr sicher sein, da mehr als 50 % des Tagesgeschäfts in Englisch läuft. Sehr gute Kenntnisse der Office-Software sowie der routinierte Umgang mit Internet und modernen Kommunikationsmedien werden ebenso vorausgesetzt wie ein gepflegtes äußeres Erscheinungsbild, gute Umgangsformen sowie eine gewandte und souveräne Art der Kommunikation. Sie sind in Themen involviert, die erst später an die Öffentlichkeit kommen, daher ist absolute Diskretion an dieser Stelle sehr wichtig und für Sie eine Selbstverständlichkeit.

Wenn Sie eine Persönlichkeit sind, die vor-, mit- und weiterdenkt und Spaß daran hat, ihrem Vorgesetzten mit professionellem Support den Rücken freizuhalten, dann passen Sie ausgezeichnet zu meinem Mandanten. Ihr zukünftiger Chef involviert sie in alles, legt großen Wert auf eine selbstständige, proaktive Arbeitsweise und sieht seine Assistenz als Sparringspartner, mit dem ein regelmäßiger Austausch stattfindet.

Darauf dürfen Sie sich freuen:

Mein Auftraggeber, bei dem Sie dann selbstverständlich direkt und unbefristet angestellt sind, bietet Ihnen neben einem sehr attraktiven, modernen Arbeitsumfeld im Herzen Stuttgarts eine offene Unternehmenskultur, eine herzliche, kollegiale Zusammenarbeit der Assistentinnen und Berater sowie einen sicheren, langfristig ausgelegten Arbeitsplatz in einem spannenden internationalen Markt.

Wenn Sie beim Lesen dachten: „Genau das suche ich“ freue ich mich über Ihre Unterlagen bitte per E-Mail an kb@borlinghaus-consulting.de.

Selbstverständlich gehe ich diskret mit Ihrer Bewerbung um und ohne Ihr Einverständnis werden keinerlei Informationen weitergegeben.

Datenschutz ist ein Thema, das bei mir sehr ernst genommen wird. Ihre Daten werden für das laufende Projekt elektronisch gespeichert. Mit Abschluss des Projektes werden Ihre Daten vollständig gelöscht. Mehr zur Datenschutzrichtlinie finden Sie auf der Website www.borlinghaus-consulting.de/datenschutz

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Mein Name ist Kirsten Borlinghaus, Inhaberin einer Personalberatung, die sich ausschließlich auf die Direktvermittlung von Assistenzen (m/w/x) spezialisiert hat – Zeitarbeit bzw. Arbeitnehmerüberlassung gehört grundsätzlich nicht zur Dienstleistung. Es ist immer eine Vermittlung in feste Arbeitsverhältnisse direkt beim Klienten, der mich mit der Suche exklusiv beauftragt. Information über mich finden Sie unter www.borlinghaus-consulting.de. Seit 2005 besetze ich für namhafte deutsche Unternehmen das obere und mittlere Assistenz-Segment, d.h. Positionen in der Bereichs- und Geschäftsführungsassistenz sowie Vorstandssekretariate.

Borlinghaus Consulting
Personalberatung für Sekretariat & Assistenz
Verdistraße 45
70195 Stuttgart
Tel. 0711 65677320

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Idealerweise schicken Sie mir 3 Dokumente (Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisdatei) als Anlage
im PDF oder Word-Format. Aus Kompatibilitätsgründen bitte keine tiff- oder zip-Dateien.

Vielen Dank. Ich freue mich auf Ihre Bewerbung.