Assistenz der Geschäftsführung / Büroleitung (gn)

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Für unseren Kunden, eine sehr erfolgreiche Agentur mit Vision und Mission und derzeit knapp 40 Mitarbeitern - stark expandierend - suchen wir eine/n

Assistenz der Geschäftsführung / Büroleitung (m/w/d)

Das sind Ihre Aufgaben:

Der Erfolg gibt diesem Kunden Recht, denn die Auftragslage ist expansiv und das Unternehmen wächst weiter!

 

Aus diesem Grund suchen wir Sie als Assistent der Geschäftsführung (m/w/d), eine Position, in welcher Sie die Geschäftsführung nicht nur in den operativen, sondern auch in strategischen Prozessen im Alltagsgeschäft inhaltlich unterstützen und entlasten.

Somit warten umfangreiche Aufgaben auf Sie, betriebswirtschaftliche Themen und HR-Aufgaben werden Sie genauso begleiten wie die organisatorische und koordinatorische Assistenz der Geschäftsführung.

Sie sorgen für den ganzheitlichen Backup der Geschäftsführung, organisieren und koordinieren, übernehmen aber auch inhaltlich attraktive Aufgaben und sollten Folgendes wissen: Je mehr Sie sich in den Themenbereich einarbeiten, umso umfangreicher wird auch Ihre Verantwortung für die jeweiligen Prozesse sein.

Daher suchen wir einen wirklichen Allrounder (m/w/d), analytisch und klug, aber „hands-on“, betriebswirtschaftlich und kaufmännisch geprägt, organisatorisch stark, kommunikativ brillant, jemanden, der mit Zahlen genauso gerne und gut umgeht wie mit stark organisatorischen und koordinatorischen Prozessen, jemand, der in der Kommunikation seine Zielgruppen erreicht, unabhängig von hierarchischer Ebene.

Das heißt: Wir suchen die Stelle für eine Persönlichkeit (m/w/d), die sich verwirklichen möchte, Freiraum haben möchte für ihr Know-how, für ihr Organisations- als auch Kommunikationstalent, aber auch für die Nachhaltigkeit, damit die Prozessabläufe im Unternehmen und die Kommunikation zwischen den einzelnen Zielgruppen zu jedem Zeitpunkt funktionieren.

Sobald die Geschäftsführung außer Haus ist, sollen die Abläufe weiter in gewohnter Qualität laufen, dafür werden Sie sorgen, sei es vom Schreibtisch aus, aber auch in der Kommunikation mit Mitarbeitern, Kunden oder im Kontakt mit Dienstleistern oder Projektpartnern. Flexibilität, Selbstständigkeit und Spaß am eigenen Tun stehen hier im Vordergrund.

Ihr Geschäftsführer freut sich auf Ihren intelligenten Support, und er gibt Ihnen viel Freiraum zum Handeln, zum Mitdenken und Vorausdenken. Sie haben hier die Möglichkeit, sich fachlich in eine wirkliche Stabsfunktion zu entwickeln.

 

Hier Ihre spannende Verantwortung noch einmal auf den Punkt gebracht:

 

  • Entlastung der Geschäftsführung im lebhaften Tagesgeschäft (anfangs auch teilweise noch bei klassischen Assistenzaufgaben (u.a. Vor- und Nachbereitung von Meetings, Korrespondenz, Reisemanagement, Erstellung von Unterlagen, Präsentationen und Reports)
  • Sukzessive Übernahme von anspruchsvollen Aufgaben, damit die Geschäftsführer sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können:
    • Personalmanagement (Recruiting, Onboarding, Vertrags- und Zeugniserstellung, Ansprechpartner für Mitarbeiter und Dienstleister)
    • Vertragsverwaltung
    • Planen und Umsetzen von Firmenevents
    • Mitwirken bei der stetigen Prozessoptimierung im Office-Betrieb durch Einführung geeigneter (digitaler) Werkzeuge
    • Verantwortung für das Office-Budget einschließlich Budgetplanung und Reporting)
    • Führung der beiden klassischen Assistenzen
    • Unterschiedliche Projekte für die Geschäftsführung
    • Verantwortung für die Sicherstellung eines effizienten und professionellen Bürobetriebs

Das bringen Sie mit:

Wir brauchen Ihr Fingerspitzengefühl für Prioritäten, Ihr betriebswirtschaftliches Verständnis, Ihre emotionale und soziale Kompetenz, aber auch Ihr Standing und Ihre Kommunikations-kompetenz für diese anspruchsvolle Funktion.

Daher freuen wir uns auf

  • Ihren betriebswirtschaftlichen Hintergrund (kaufmännische Ausbildung mit entsprechender betriebswirtschaftlicher Weiterbildung oder betriebswirtschaftlichem / wirtschaftswissenschaftlichem Studium).
  • Ihre Erfahrung in der inhaltlichen Assistenz auf Management-Ebene
  • Sehr gute Kenntnisse des MS Office-Paketes und aller modernen Kommunikationsmittel
  • Ihre Arbeitsweise – analytisch einerseits, hands-on und lösungsbezogen andererseits
  • Ihre Selbstständigkeit verbunden mit guten Teamplayer-Eigenschaften
  • Die Kompetenz des Voraus- und Mitdenkens sowie der Detailtreue, dabei auch Organisations- und Koordinationstalent

Diese Position bietet sehr viel Gestaltungsspielraum, aber eben auch sehr viel Eigenverantwortung für intelligenten Pragmatismus, Gespür für Machbares und eine flexible und lösungsorientierte Hands-on-Mentalität. Sie sind beratend, motivierend, kommunizierend, mit anderen Worten: die Person, auf die man einfach nicht mehr verzichten möchte.

 

 

Darauf dürfen Sie sich freuen:

Es erwartet Sie ein erfolgreiches Unternehmen, ein kleines, hoch motiviertes Team von klugen Köpfen und ganz sicherlich ein ganz maßgeblicher Karriereschritt in Richtung Vielseitigkeit und Verantwortung.

Neugierig? Super! Dann schicken Sie mir Ihre Bewerbung bitte idealerweise per Mail an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!. Ich bin als Beraterin mit der Vorauswahl betraut und gemeinsam finden wir heraus, ob dies die richtige nächste Herausforderung für Sie ist. Bei Fragen rufen Sie mich gerne vorab unter 0711 65677320 an.

Kontakt:

BORLINGHAUS CONSULTING
Kirsten Borlinghaus
Verdistraße 45
70195 Stuttgart

Tel: 0711 65677320

https://borlinghaus-consulting.de

Für Fragen stehe Ich Ihnen gerne zur Verfügung. Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins per Mail oder per Post an folgende Adresse.

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Standort: Stuttgart-Mitte
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