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💪So, heute habe ich mal wieder eine inspirierende Geschichte, die zeigt, dass manchmal selbst die unschönsten Ereignisse zu tollen Möglichkeiten führen können! 💪

Ende letzten Jahres coachte ich eine Assistentin, die nach 18 Jahren in einem Unternehmen leider eine alles andere als wertschätzende Kündigung erhalten hatte – der Grund? Ihr Vorgesetzter, mit dem sie die ganzen Jahre sehr loyal – aber auch bissle eingefahren – zusammengearbeitet hatte, musste das Unternehmen verlassen. Und sie wollte man dort dann auch nicht mehr. Ihr könnt euch vorstellen, wie vor den Kopf gestoßen sie war, als die Nachricht kam, dass es keinen Platz mehr für sie gibt…

Aber, und hier kommt der spannende Teil, sie ließ sich nicht unterkriegen! Anfangs war sie geschockt und wollte es nicht wahrhaben, dann war sie deprimiert und nicht handlungsfähig und nach einigen Wochen stellte sie sich der Realität und wurde aktiv. Die Phasen sind teilweise vergleichbar mit einer Trauerzeit – während der Resignation und des Schocks kannst Du nicht handeln.

Gemeinsam haben wir im Coaching ihr Selbstwertgefühl wieder aufgerichtet und nach neuen Perspektiven gesucht und was soll ich sagen – sie hat relativ schnell eine großartige neue Stelle gefunden! 🌟

Letzte Woche kam sie auf ein Käffchen vorbei UND sie strahlte vor Glück und ist so viel motivierter als in den letzten Jahren in ihrem alten Job. Und das Beste daran? Sie hat sogar noch die spannenden Zusatzaufgaben in der Projektarbeit bekommen, die sie sich immer gewünscht hatte. 🎉

Diese Geschichte zeigt, dass ein unschöner Tritt, der uns aus der Komfortzone kickt, manchmal genau das sein kann, was uns letztlich hilft, unser volles Potenzial zu entfalten. Es mag schwer sein, Veränderungen anzunehmen, aber am Ende können sie uns zu neuen Ufern führen, zu denen wir uns sonst nicht aufgemacht hätten.

Also, wenn ihr gerade vor einer Herausforderung steht oder euch eine unerwartete Veränderung aus der Bahn geworfen hat, denkt daran: Das Leben hat vielleicht gerade etwas viel Besseres für euch vorgesehen! Wie sagte schon der alte Kierkegaard: „Das Leben wird vorwärts gelebt und rückwärts verstanden“

In diesem Sinne: Lasst euch nicht entmutigen – es könnten die besten Chancen auf euch warten!

#Perspektiven #Veränderung #Chancen #Wachstum #Mut

Kommunikation ist alles. Ja, und manchmal ist es echt schwierig den richtigen Moment zu finden, um Dinge zu besprechen. Da können Regeltermine, die Assistenzen mit ihren Chefs und Chefinnen haben, eine große Hilfe sein.

Als Personalberaterin empfehle ich meinen Kandidatinnen und Auftraggebern IMMER – zumindest in den ersten Monaten, wenn möglich täglich – einen regelmäßigen Jour fixe miteinander einzurichten. Diese Treffen sind unglaublich hilfreich, um sich aufeinander einzuschwingen, Prioritäten zu erkennen und effizient zusammenzuarbeiten. 🤝

Doch in Coachings oder Gesprächen stelle ich immer mal wieder fest, dass Assistenzen ihren Jour fixe „opfern“, um anderen, vermeintlich wichtigeren Themen und Menschen Zeit einzuräumen.

Was passiert dadurch? 😳 Es wird auf gar keinen Fall der gute Wille gesehen, anderen Menschen zu helfen! Glauben Sie mir, ich kenne viele Assistenzen, in denen ein großer oder kleiner Helfer schlummert und die dazu noch schlecht nein sagen können. Ihnen entgehen jedoch wichtige Informationen und die Kommunikation zwischen Chef:in und Assistenz wird brüchig. Der gute Wille, anderen zu helfen und flexibel zu sein, wird mit Sicherheit nicht gesehen. Stattdessen wird Ihre mangelnde Informiertheit bemängelt, es entstehen Missverständnisse und Ihre Zusammenarbeit gerät aus dem Takt. 🥴

Machen Sie sich bewusst, dass der Jour fixe nicht nur ein formelles Treffen ist, sondern eine äußerst wertvolle Zeit, um die Zusammenarbeit zu vertiefen, sich im Detail zu informieren und die Arbeitsabläufe zu verbessern. Außerdem bekommen Sie in dieser Zweierrunde auch wichtige informelle Hinweise. Nur so können Sie den bestmöglichen Support bieten. Also: Geben Sie Ihren Jour fixe auf gar keinen Fall her!

Wann werden schon mal die Leistungen von CEOs und Kindergartenkindern verglichen? In der Marshmallow-Challenge können sie sich messen!
Für die Aufgabe treten vierköpfige Teams gegeneinander an und müssen aus

  • 1 Marshmallow (muss an der höchsten Stelle des Turmes platziert werden)
  • 20 Spaghetti-Nudeln (ungekocht ;-))
  • 1 Meter Klebeband
  • 1 Meter Bindfaden

innerhalb von 18 Minuten den höchsten Turm bauen.
Was das mit Assistenz zu tun hat? Ziemlich viel! Denn die CEO-Teams mit Assistenz schnitten deutlich besser ab, als die CEOs alleine (die, wie angedeutet, von Kindergartenkindern übertroffen wurden) siehe Grafik.

Worauf kann man das Ergebnis zurückführen? Der CEO bringt die „specialized skills“ und die Assistenz bringt die „facilitation skills“ ein. Die Kombi ist fast unschlagbar!
Also, das wissen wir doch schon lange: Assistenzen machen ihre Chefs und Chefinnen erfolgreicher!

PS: Für mehr Infos zur „Marshmallow-Challenge“ kann ich dieses YouTube-Video von Tom Wujec (TED-Talk) wärmstens empfehlen: https://www.youtube.com/watch?v=H0_yKBitO8M

Letzte Woche hatte ich ein Erstgespräch mit einem potentiellen neuen Kunden. Die Stelle hatte ich allerdings in 1,5 Jahren zum dritten Mal auf dem Markt gesehen. Macht ein komisches Gefühl…

In Gesprächen mit neuen potentiellen Auftraggebern frage ich grundsätzlich „Warum wird die Position neu besetzt?“ und „Wie lange war sie mit der Vorgängerin besetzt?“ bzw. „Gibt es auf dieser Position häufige Wechsel und wenn ja, woran liegt das Ihrer Meinung nach?“ Nicht immer wird da alles gesagt, aber glauben Sie mir: Nach 18 Jahren als Personalberaterin für Assistenzen kann ich auch gut „zwischen den Zeilen lesen“ 😊.

Wertschätzung ist häufig ein ganz großes Thema, wenn jemand geht! Die Assistenzen verlassen in der Regel nicht das Unternehmen oder ihren Job, sondern den Vorgesetzten. Nicht immer, aber oft!

Liebe Führungskräfte: Wenn Ihre Assistenz Sie entlastet und einen guten Job macht, zeigen Sie Ihre Wertschätzung! Das kann ein Blumenstrauß oder Lob sein, wenn eine große Veranstaltung gut gelungen ist, mal ein „Danke fürs länger bleiben.“ oder ein „Wunderbar – die Idee ist großartig.“ Und nein, das schwäbische: „Nicht gemeckert, ist genug gelobt.“ motiviert nicht.

Nehmen Sie Ihre Assistenz ernst! Sie kann so viel mehr als nur Mails schreiben und Meetings planen. Sie versteht Ihre Bedürfnisse, erfasst Ihre Prioritäten und setzt sich dafür ein, dass Sie erfolgreich sind. Und das alles gerne aus der zweiten Reihe!

Die Assistenz ist:

  • Teamplayer:in
  • Ansprechpartner:in
  • Meisterkommunikator:in
  • Zeitmanager:in
  • Supporter:in
  • Moderator:in
  • Travelmanager:in
  • PA, EA, Chief of Staff
  • Zahlengenie
  • PowerPoint-König:in
  • Feedbackgeber:in
  • Seismograph:in
  • Change Manager:in
  • Problemlöser:in
  • Berater:in
  • Vertraute:r
  • Feelgoodmanager:in
  • Coach

Was habe ich vergessen?

PS: Den Auftrag habe ich übrigens angenommen. Das dreimalige Ausschreiben hatte nachvollziehbare Gründe.

Das konsequente Arbeiten nach Prioritäten gehört zum Schwierigsten im Zeitmanagement.

Viele Menschen arbeiten oft unbewusst nach dem Prinzip, zuerst die unwichtigen Dinge zu erledigen, weil diese meist die angenehmeren Themen sind. Dabei ist das Setzen von Prioritäten nach Wichtigkeit und Dringlichkeit unerlässlich für ein effizientes Zeitmanagement. Helfen kann da die Eisenhower Matrix. Sie priorisiert nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Gerne wird mal das eine mit dem anderen verwechselt :-).

Wichtig ist eine Aufgabe dann, wenn etwas „auf dem Spiel steht“. Der Zeitpunkt der Erledigung ist von der Dringlichkeit abhängig.
In der Eisenhower-Matrix gibt es vier Prioritätenklassen (A, B, C, D):

Dringend und wichtig:

Prio A beinhaltet Aufgaben, die dringend und wichtig sind. Diese Aufgaben sind von Ihnen persönlich und sofort zu erledigen.

Nicht dringend aber wichtig:

Prio B haben die Aufgaben solche, die im Augenblick nicht dringend wirken, die aber für die Zukunft wichtig sind. Solche Aufgaben werden von Ihnen erledigt; setzen Sie einen Termin für diese Aufgaben.

Dringend aber nicht wichtig:

Prio C ist das typische Tagesgeschäft. Es handelt sich dabei um solche Aufgaben, die dringend (weil sie schnell erledigt werden müssen) aber langfristig gesehen nicht wichtig sind. Viele solcher Aufgaben können Sie delegieren oder durch eine bessere Organisation verkürzen.
Nicht dringend und nicht wichtig:

Prio D ist nicht dringend und auch nicht wichtig. Das heißt, es entsteht kein Schaden, wenn diese Aufgaben nicht erledigt werden. Sie erledigen sich häufig nach einer gewissen Zeit von selbst ;-).

In meinen Assistenz-Seminaren, die ich noch vor einiger Zeit gab, habe ich gerne das Thema „Zeitmanangement/Prioritäten setzen“ mit dem Thema „Weiterbildung“ verknüpft.

Wie oft erlebte und erlebe ich es, dass für die Weiterbildung keine Zeit bleibt, da die dringlichen Aufgaben des Tagesgeschäfts alle Kraft „auffressen“. In mehr als einem Fall kam plötzlich ein jüngerer Vorgesetzter mit neuen Tools, Skills und Anforderungen. Die Assistenz, die sich 15 oder 20 Jahre leider nicht weitergebildet hatte, kam damit nicht zurecht. Die Zusammenarbeit wurde beendet.

Weiterbildung ist wichtig und gehört zur Prio B: Planen Sie Zeiten dafür ein, denn die Halbwertszeit von Wissen wird immer kürzer! Und irgendwann fällt es Ihnen vielleicht auf die Füße, sich nicht darum gekümmert zu haben.

Ich bin mit guten Trainern für Assistenzen vernetzt. Fragen Sie mich! Gerne empfehle ich Ihnen die passende Person und vernetze Sie.