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Vielleicht sagen Sie ihn nicht laut. Aber Ihre Assistenz spürt ihn trotzdem.
„Bevor ich es erkläre, mach ich’s lieber selbst.“

Das klingt hands-on – ist aber ein echter Entwicklungs-Bremser.
Für Ihr Team. Für Ihre Assistenz. Und am Ende: für Sie selbst.

Denn was dieser Satz unausgesprochen vermittelt:
🔻 „Ich trau dir das nicht zu.“
🔻 „Du bist zu langsam.“
🔻 „Ich mach’s halt besser.“
🔻 „Meine Zeit ist wichtiger als deine Entwicklung.“

Und was passiert dann?
👉 Ihre Assistenz zieht sich zurück.
👉 Verantwortung bleibt bei Ihnen – selbst bei Aufgaben, die längst delegierbar wären.
👉 Sie arbeiten am Limit.
👉 Und die Rolle Ihrer Assistenz? Bleibt weit unter ihren Möglichkeiten.

Ein Beispiel aus dem Alltag:
Sie haben ein wichtiges Projekt-Update für den Vorstand.
Anstatt Ihre Assistenz in die Vorbereitungen einzubinden, machen Sie die Präsentation lieber selbst.
Weil: „Das muss einfach perfekt sein.“

Aber was lernt Ihre Assistenz dadurch? Offenbar ist mein Beitrag nicht gefragt. Ich bleibe bei Kalender, Reisen, Ablage.

Doch moderne Assistenz kann so viel mehr.
Und moderne Führung bedeutet, das auch zuzulassen.

Denn wer Aufgaben zurückhält, zeigt nicht Stärke – sondern oft:
🔸 Kontrollbedürfnis
🔸 Ungeduld
🔸 Misstrauen
🔸 Angst vor Fehlern
🔸 oder schlicht: ein fehlendes Onboarding

Das Ergebnis ist teuer.
Was Sie unbewusst sabotieren:
❌ Eigeninitiative
❌ Mitdenken
❌ Selbstständigkeit
❌ Vertrauen
❌ Zukunftsfähigkeit Ihrer Zusammenarbeit

Statt reflexartig zu sagen „Ich mach’s lieber selbst“, fragen Sie sich:
Was braucht meine Assistenz, um diese Aufgabe künftig zu übernehmen?
Woran liegt es, dass ich (noch) nicht loslassen kann?
Bin ich bereit, in Entwicklung zu investieren – oder nur in Perfektion?

Denn ja: Befähigung kostet Zeit, Geduld und manchmal auch Nerven.
Aber sie zahlt sich aus – für alle. Wer alles selbst macht, hat kein starkes Team. Wer nicht delegiert, bleibt in alten Mustern gefangen.

Und wer seiner Assistenz nichts zutraut, bekommt auch kein Zutrauen zurück.

So lautete das Feedback der Ex-Chefin über eine Assistentin, die fachlich top war, aber intern einfach übersehen wurde. Warum? Weil sie sich aus allem „Politischen“ raushielt – aus Angst, in Spielchen verwickelt zu werden. Leider wurde ihr Beitrag dadurch unsichtbar. Und Sichtbarkeit ist nun mal entscheidend, wenn es um Entwicklung geht.

Als Assistentin bewegen Sie sich mitten im organisatorischen Herzstück des Unternehmens. Sie sehen viel, hören viel – und haben dadurch auch großen Einfluss. Wie Sie Büropolitik zu Ihrem Vorteil nutzen können, ohne Ihre Werte zu verraten? Hier sind sieben praxisnahe Impulse:

1. Werden Sie sichtbar – aus den richtigen Gründen
Zeigen Sie Initiative, z. B. indem Sie interne Events organisieren, im Assistenznetzwerk aktiv sind oder sich bei Projekten mit Außenwirkung engagieren (z. B. bei der Nachhaltigkeitswoche oder dem Diversity Day).
Bewahren Sie sich gleichzeitig einen positiven, professionellen Ruf – durch Verlässlichkeit und diskrete Kommunikation.

2. Verstehen Sie, was Ihre Führungskraft wirklich braucht
Richten Sie Ihre Unterstützung daran aus. Wenn Chef oder Chefin z. B. stark unter Zeitdruck steht, priorisieren Sie Aufgaben klar mit – und bieten Sie direkt Lösungen an, statt nur Probleme zu berichten.

3. Halten Sie sich raus aus Klatsch und Tratsch
Auch wenn man schnell zur Vertrauensperson wird: Steigen Sie nicht in Lästereien ein. Lenken Sie Gespräche charmant auf produktive Themen um („Was läuft denn gut diese Woche?“).

4. Dokumentieren Sie Ihre Erfolge
Führen Sie ein Erfolgstagebuch – egal ob analog oder digital. Haben Sie eine besonders gelungene Veranstaltung vorbereitet? Oder war Ihr Vorschlag ausschlaggebend für einen reibungslosen Kundentermin? Teilen Sie diese Beiträge regelmäßig in geeigneter Form mit Ihrer Führungskraft.

5. Netzwerken Sie mit Herz – nicht mit Hintergedanken
Helfen Sie Kolleg*innen, wenn Sie können – und bauen Sie dadurch echte Verbündete auf, die auch Sie im entscheidenden Moment unterstützen. Gegenseitigkeit wirkt oft langfristiger als berechnendes Kalkül.

6. Urteilen Sie nicht vorschnell
Hat jemand eine Mail übersehen oder plötzlich abweisend reagiert? Fragen Sie nach, statt direkt zu bewerten. Missverständnisse aufzuklären stärkt Beziehungen – und Ihre Professionalität.

7. Denken Sie über Abteilungsgrenzen hinaus
Knüpfen Sie Kontakte zu Kolleg*innen aus IT, HR oder Kommunikation. Eine gute Verbindung kann Wunder wirken – z. B. wenn Sie kurzfristig eine Raumfreigabe oder Unterstützung für ein Event brauchen. So werden Sie zur unersetzlichen Schnittstellenmanagerin.

Büropolitik muss nichts Negatives sein – wenn man sie als Chance versteht, sich selbst, die Zusammenarbeit und das Unternehmen weiterzubringen.

Wie Montag angeteasert, heute die Fortsetzung, warum unser Fokus eher auf dem Negativen liegt:

Stellen Sie sich vor, unser Gehirn wäre ein Steinzeit-Wächter. Damals war es überlebenswichtig, Gefahren sofort zu erkennen und abzuspeichern. Ein Rascheln im Gebüsch? Könnte ein Säbelzahntiger sein. Lieber einmal zu viel wegrennen als einmal zu wenig. War sicherer.

➡️ Negative Erfahrungen wurden vom Gehirn also blitzschnell gespeichert, um beim nächsten Mal schneller reagieren zu können.
➡️ Positive Erlebnisse hingegen waren „nice to have“, aber nicht überlebensnotwendig. Dafür hat sich unser Gehirn nicht so beeilt.

Heute leben wir in Büros, nicht in Höhlen.

Das Problem: Unser Gehirn hat sich in dieser Hinsicht kaum weiterentwickelt.
Auch wenn wir heute eher einem kritischen Blick im Meeting ausgesetzt sind als einem Raubtier, reagiert unser Gehirn oft noch so, als wäre beides gleich gefährlich.

Das Ergebnis?
– Kritik, Peinlichkeiten, Fehler brennen sich schnell ein.
– Lob, Erfolge, Komplimente rauschen gerne mal durch – wenn wir sie nicht bewusst festhalten.

Darum die 12-Sekunden-Regel

Positive Emotionen brauchen etwa 12 Sekunden bewusste Aufmerksamkeit, damit sie wirklich im Langzeitgedächtnis ankommen. Das ist wie eine Art „Download-Zeit“ fürs Gehirn.

💡 Tipp: Wenn Sie sich über etwas freuen, drücken Sie innerlich mal auf Pause. Spüren Sie es bewusst. Verweilen Sie ein paar Sekunden bei dem Moment – dann bleibt er.

Letzte Woche hatte ich Besuch im Büro. Eine Assistentin, die ich vor etwa acht Jahren als Kandidatin kennengelernt hatte. Wir haben unseren Kontakt einfach mal wieder aufgefrischt.

Mitten im Gespräch sagt sie plötzlich:
„Wissen Sie noch, wie ich mich damals bei unserem Treffen neben den Stuhl gesetzt habe? Das war mir sooo peinlich!“

Ich? Hatte überhaupt keine Erinnerung daran. Wirklich null.
Was MIR aber im Gedächtnis geblieben ist: wie sympathisch, professionell und klar sie damals schon war.

Dann musste ich lachen und an die 12-Sekunden-Regel denken, von der ich mal hörte.

Unser Gehirn ist ein kleiner Pessimist: Es speichert peinliche oder negative emotionale Erlebnisse sofort ab, aber für positive braucht es mindestens 12 Sekunden bewusste Aufmerksamkeit, damit sie wirklich hängenbleiben.

Sie hatte also all die Jahre diese Szene im Kopf. Und ich? Den guten Eindruck.

Behalten Sie also im Kopf:
✅ Sie sind nicht Ihr peinlichster Moment.
✅ Positivität braucht mindestens 12 Sekunden.
✅ Geben Sie Ihren Erfolgen mehr Aufmerksamkeit als Ihren Missgeschicken.

Vielleicht erinnern sich andere gar nicht an Ihren Patzer – sondern nur daran, wie sympathisch und souverän Sie sind.

Im nächsten Beitrag am Mittwoch gibt es noch eine kurze Erklärung, warum wir uns eher auf Negatives fokussieren. Wenn Sie gespannt sind und keinen Beitrag verpassen möchten, folgen Sie mir und aktivieren die Glocke.

Sie war die Favoritin meines Klienten. Fachlich top, menschlich ein Match, und sie hätte sofort loslegen können. Es war alles bereit – bis auf eine Sache: der Entscheidungsprozess beim Kunden. Der zog sich.
Trotz meiner mehrfachen Hinweise: „Bitte zügig bleiben – sie ist heiß begehrt!“ Trotz klarer Signale: Hier entscheidet Geschwindigkeit.

Aber was war? Stille. Verzögerungen. Zu viele Abstimmungen. Zu viel „nächste Woche vielleicht“.

Und dann kam noch vor Ostern die Nachricht, die keiner hören will:
„Ich habe mich für ein anderes Angebot entschieden.“ Nicht aus Frust. Sondern aus Pragmatismus. Weil die anderen schneller waren. Klarer. Persönlicher. Und eben handlungsfähiger.

Boing. Favoritin weg. Die Enttäuschung beim Kunden war groß.
Und ja, auch bei mir.

Doch Recruiting wäre nicht Recruiting ohne Kontraste und Achterbahn.

Ebenfalls dieser Monat. Ebenfalls eine starke Assistentin und ebenfalls Begeisterung auf Kundenseite. Aber in dem Fall einfach anders:
Das Gespräch wurde in den Abend gelegt, für die Bewerberin, und weil der Geschäftsführer die nächsten zwei Wochen komplett durchgetaktet war. Ein Zeitfenster gab es eigentlich nicht mehr.

Am nächsten Tag, kein „mal schauen, ob noch ein besseres Profil kommt“, kein „wir brauchen noch eine Runde“. Der Chef rief sie persönlich an. Er sagte zu – direkt, herzlich, verbindlich. Formulierte unumwunden, dass er sie unbedingt gewinnen möchte.

Und wissen Sie was? Genau das hat den Unterschied gemacht.

Diese Kandidatin startet im Juni in einer Rolle, die zu ihr passt, in einem Team, das sie wirklich will – und in einem Unternehmen, das verstanden hat, dass gute Leute nicht ewig verfügbar sind.

Recruiting ist kein „wir melden uns“.
Es ist Timing. Haltung. Und oft auch: Mut zur Entscheidung. Hier wurde nur eine Kandidatin gesehen, ein einziges Gespräch geführt und alle wussten: Es passt.

Und ich? Freue mich wie Bolle für alle Beteiligten 😊.

Die Sache mit den Referenzen: Wenn die Chemie lauter spricht als der Lebenslauf

Vor Kurzem fragte mich ein Mandant, ob ich zu einer Assistenz, die im Auswahlprozess ganz vorne lag, noch eine mündliche Referenz einholen könne. Und da musste ich kurz innehalten – denn genau an dieser Stelle wird’s richtig spannend. Hier geht’s nämlich nicht nur ums Können. Sondern um Chemie. Und die ist, wie wir wissen, schwer in Worte zu fassen. 🤝✨

Stellen Sie sich vor: Eine Assistenz und ihr Vorgesetzter – ein echtes Dreamteam. Da stimmt nicht nur das Fachliche, sondern auch der Draht zueinander. Man denkt ähnlich, ergänzt sich perfekt, versteht sich fast blind. Das ist keine reine Kompetenzfrage – das ist der berühmte personal fit. Und genau der lässt sich weder mit einem Zeugnis noch mit einer Referenz wirklich greifen.

Konkret: Die besagte Assistenz arbeitete eng mit Herrn M. zusammen, CSO eines großen internationalen Unternehmens. Zwischen den beiden herrschte echte Harmonie – sie organisierte ihn komplett, er ließ ihr Freiraum, beide tickten ähnlich. Kurzum: Es passte einfach.

Dann kam die Zusammenarbeit mit Frau S. – auch C-Level, fachlich stark, effizient, ohne Frage. Aber menschlich? Es fehlte der Funke. Unterschiedliche Kommunikationsstile, unterschiedliche Herangehensweisen. Frau S. war eher impulsiv und unvorhersehbar, dazu kontrollierender, gab wenig Informationen preis. Die Assistentin hingegen liebt Struktur, plant gerne im Voraus und arbeitet eigenverantwortlich. Kein richtiges Drama – aber eben keine Symbiose.

Jetzt stellen Sie sich vor, jemand ruft Frau S. an, um sich eine Einschätzung über die Assistenz zu holen. Wie objektiv kann das sein? Und was sagt das über eine mögliche Zusammenarbeit mit einem ganz anderen Vorgesetzten aus? Genau. Nicht viel.

Für mich zeigt dieses Beispiel, wie subjektiv Referenzen sein können. Sie spiegeln oft eine sehr individuelle Zusammenarbeit wider – geprägt von persönlichen Eindrücken, von Harmonie oder eben von kleinen Reibungen. Was zwischen A und B nicht funktioniert hat, kann zwischen C und D wunderbar harmonieren.

Ich habe das mit meinem Kunden offen besprochen. Am Ende wurde auf die Referenz verzichtet. Stattdessen sind die beiden in einem dritten Termin gemeinsam Kaffee trinken gegangen – um sich besser kennenzulernen, ohne Filter. Und ganz ehrlich? Ich finde das großartig.

Es gibt erfahrene Assistentinnen über 50, die glauben, dass sie auf dem Arbeitsmarkt keine Chancen mehr haben. Doch das stimmt so nicht!

Gerade in diesen unruhigeren Zeiten sind Organisationstalente mit Erfahrung wertvoller denn je. Doch viele unterschätzen ihre eigene Bedeutung.

Hier sind zehn unschlagbare Gründe, warum Sie Gold wert sind:

💡 Ihr Wissen kann man nicht googeln. Sie wissen genau, was funktioniert – und was nicht. Ihre Erfahrung ist unbezahlbar.

📅 Sie behalten den Überblick. Vorausschauende Planung, perfekte Koordination und ein Auge fürs Detail – Sie haben alles im Griff.

🚀 Probleme lösen Sie, bevor sie entstehen. Ihr Chef bekommt vieles gar nicht erst mit, weil Sie es bereits geregelt haben.

⚓ Sie sind der Fels in der Brandung. Krisen, Stress, unerwartete Herausforderungen? Sie bleiben gelassen und wissen genau, was zu tun ist.

🤝 Loyalität ist Ihre Stärke. Sie arbeiten nicht gegen Ihren Chef, sondern mit ihm – diskret, vertrauenswürdig und loyal.

🎯 Ins Bockshorn jagt sie keiner. Mit jahrelanger Erfahrung bleiben Sie souverän, egal wer vor Ihnen steht.

💬 Ihre Kommunikationsstärke macht den Unterschied. Sie verstehen es, mit allen Hierarchieebenen professionell zu kommunizieren – ob mit dem Vorstand oder dem Team.

⏳ Krisen? Kennen Sie alle. Sie lassen sich nicht so leicht aus der Ruhe bringen und bewahren auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf.

📂 Ihr Organisationsgeschick ist unschlagbar. Sie wissen genau, wo alles zu finden ist – egal, ob es um Dokumente, Termine oder die besten Kontakte geht.

✨ Sie sind eine echte Vertrauensperson. Ihr Chef und Ihr Team wissen: Auf Sie ist immer Verlass.

Und das sind nur zehn Gründe! Fallen Ihnen noch weitere ein? 😊

💡 „Ich mache das doch schon seit 18 Jahren so!“ 💡

Genau das war das Problem.

Eine Assistentin, die seit fast zwei Jahrzehnten ihren Chef super unterstützt. Sie kannte seine Abläufe in- und auswendig, wusste, was er brauchte, bevor er es selbst wusste. Perfekt eingespielt. Weiterbildung? „Keine Zeit. Ist gerade so viel los. Brauche ich nicht.“ Dachte sie.

Dann ging ihr Chef in den Ruhestand.

Der neue Vorgesetzte kam – jung, dynamisch, digital. Weniger Papier, mehr Effizienz. Moderne Tools, schnelles Arbeiten, smarte Workflows. Und er erwartete, dass seine Assistenz mitzieht.

Aber sie konnte nicht.

Sie hatte nie gelernt, mit digitalen Tools umzugehen, sich neue Skills anzueignen oder sich auf moderne Arbeitsweisen einzulassen. Was früher mit ihrem alten Chef super funktionierte, war plötzlich veraltet. Es war ein Rennen – und sie startete 20 Jahre zu spät.

🔹 Erwartung: „Meine Erfahrung spricht für sich.“
🔹 Realität: „Ja, aber nur, wenn sie auch up to date ist.“

Das Ende der Geschichte – die übrigens nicht erfunden ist: Nach einigen Monaten wurde sie ersetzt. Sie bekam eine andere Position im Unternehmen, zwei Stufen unter der GF. Nicht, weil sie schlecht war. Sondern weil sie komplett den Anschluss verpasst hatte.

Die Welt verändert sich rasant. Digitalisierung, KI, neue Technologien – auch davon abgesehen ist die Rolle der Assistenz heute eine völlig andere als vor 20 Jahren. Wer nicht mitgeht, bleibt zurück.

Daran denke ich, wenn ich Assistenzen im Gespräch habe, die noch nie von OneNote oder Outlook-Regeln gehört und noch nie eine Excel-Formel jenseits der Summe erstellt haben. Und da haben wir noch nicht über Copilot, Perplexity oder Prompten gesprochen.

📌 Fazit: Lebenslanges Lernen ist kein „Nice-to-have“, sondern ein „Must-have“. Wer stehen bleibt, wird irgendwann überholt – und ausgetauscht. Klingt hart, ist aber so.

„Ich brauche eine neue Assistenz. Sie bringt einfach nicht die Leistung, die ich erwarte.“

Diesen Satz hörte ich Mitte letzten Jahres von einem frustrierten CEO, der mich mit der Suche beauftragte. Wie immer ging ich ins Gespräch und fragte, wie genau die Zusammenarbeit derzeit aussieht. Nach einer halben Stunde war das Bild ein ganz anderes.

Kurz zusammengefasst: Er war unzufrieden und hatte das Gefühl, sie würde nicht vorausschauend genug arbeiten, wichtige Dinge übersehen und ihn nicht so entlasten, wie er es sich vorgestellt hatte. Seine Lösung? Sie zu entlassen und jemand Neues zu suchen.

Doch im Gespräch wurde klar: Er hatte ihr nie wirklich gesagt, was er von ihr erwartet. Als CEO war er gerade viel unterwegs und sie sollte sich einfach „reindenken“ – und das funktionierte natürlich nicht. Ein erfolgreicher Start braucht klare Kommunikation, Vertrauen und eine gezielte Einarbeitung. Nur so wird die Assistenz zur wirklichen Unterstützung und schafft echten Mehrwert.

Als Frau der ehrlichen Worte sagte ich ihm, dass er bei dem Verhalten in einigen Monaten wieder vor dem gleichen Problem stehen wird. Dann hörte er mir zu und ließ sich auf einen Versuch ein.

Statt der Kündigung haben wir eine dreistündige Coachingsitzung zu dritt anberaumt. Wir haben gemeinsam:

✅ Erwartungen klar formuliert – Was genau braucht er? Welche Aufgaben soll sie übernehmen? Wie arbeitet er am liebsten?
✅ Regelmäßige Check-ins eingeführt – Kurze, aber strukturierte Gespräche, um den Arbeitsstil anzupassen und offene Fragen zu klären.
✅ Aufgaben wirklich übergeben – Anstatt immer nachzuhaken, hat er klare Zuständigkeiten definiert und ihr die Verantwortung für bestimmte Bereiche komplett übertragen.

Das Ergebnis? Jetzt – sechs Monate später – sagte er mir im Telefonat: „Alles wunderbar. Es läuft perfekt.“

🔹 Fazit: Viele Assistenzen scheitern nicht, weil sie ungeeignet sind – sondern weil sie nie die Chance bekommen haben, wirklich erfolgreich zu sein.

Wie läuft die Zusammenarbeit bei Ihnen? Alles rund – oder gibt es noch Luft nach oben? Bei Letzterem fragen Sie gerne mich!

Ein sehr kurzweiliges Gespräch mit einer Kandidatin erinnerte mich gestern an meine Zeit als Assistenz.

Es war ein Montagmorgen, der alles mitbrachte, was einen turbulenten Start in die Woche ausmacht. Ich war damals noch Interimsassistentin und war am Feuer löschen. Die eigentliche Assistentin hatte sich den Fuß gebrochen und ich sprang seit 14 Tagen ein. Normalerweise machte ich dort die Urlaubsvertretung und kannte mich daher ganz gut aus.

Mein „Chef auf Zeit“ stürmte das Büro und meinte „Können wir den Pitch für die Investoren bis morgen vorbereiten?“ Öhm… „Klar, Chef…“, sagte ich professionell. Innerlich dachte ich: OMG, das wird nicht lustig.

Der Tango beginnt
Die nächsten Stunden waren das beste Beispiel dafür, warum Ronald Reagan einst sagte: „It takes two to tango.“ Genau wie beim Tango braucht es in der Zusammenarbeit zwischen Chef und Assistenz eine klare Rollenverteilung, harmonisches Zusammenspiel und vor allem gegenseitiges Vertrauen.
Ich startete. Organisierte die notwendigen Unterlagen, checkte die Agenda des Pitches und begann, die Präsentation zu strukturieren. Alles lief nach Plan – bis Cheffe hereinkam und mit einem neuen „Tanzschritt“ überraschte: „Ich dachte, wir könnten noch die Fallstudie von letzter Woche einbauen. Die war doch super!“

Durchatmen war angesagt. Natürlich war die Fallstudie super, doch der Zeitplan ließ kaum Raum für solche Änderungen. Weil – klang einfach, war jedoch ziemlich komplex. Trotzdem blieb ich äußerlich cool. Der Chef führt, dachte ich, aber ich sorge dafür, dass er im Takt bleibt.

Das Zusammenspiel macht den Unterschied
Während des Tages wurde immer deutlicher, wie gut wir als Team funktionierten. Ich hielt den Überblick und sorgte dafür, dass nichts unterging. Der Chef brachte noch mehr Ideen ein 😉. Am späten Abend waren die Präsentation + Unterlagen fertig. Er meinte: „Das war wirklich eine tolle Leistung.“ Dazu fiel mir sofort ein: „It takes two to tango.“

Die Moral der Geschichte
Die Zusammenarbeit zwischen Assistenz und Chef:in ist wie ein Tango. Beide haben ihre Rollen, und nur wenn wir harmonisch zusammenarbeiten, entsteht eine erfolgreiche Performance. Als Assistenz wissen Sie, dass Sie nicht bloß die „rechte Hand“ Ihres Chefs sind – Sie sind der unsichtbare Dirigent, der den Takt vorgibt, wenn die Schritte mal holprig werden.

Also, wenn das nächste Mal jemand Ihre Arbeit unterschätzt, denken Sie daran: Sie sind der entscheidende Teil des Duos. Und liebe Chefs und Chefinnen – denken Sie daran, dass Ihr Erfolg oft von der Stärke Ihrer Assistenz abhängt. Denn nur gemeinsam wird der Tango wirklich stimmig.