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🧐 Was ist los mit den Bewerbungen?

Seit zwei, drei Jahren erhalte ich vermehrt zwei sehr unterschiedliche Arten von Bewerbungen auf hochkarätige Positionen, wie z. B. CEO-Assistenz, Assistenz für den Sprecher der Geschäftsführung oder andere C-Level-Vakanzen.

Auf der einen Seite bekomme ich super aufbereitete Bewerbungen von Assistenzen, bei denen das echte Interesse an der Stelle spürbar ist: Top aufbereiteter Lebenslauf, der genau die Aufgaben und Erfahrungen hervorhebt, die zur Ausschreibung passen, und dazu ein Anschreiben, das alles andere als 08/15 ist. 💼✨ Ich weiß, das Anschreiben wird oft als obsolet betrachtet, aber manchmal macht es den Unterschied!

Und dann gibt es die andere Seite: Bewerbungen von Menschen, die entweder noch am Anfang ihrer Karriere stehen oder aus komplett anderen Bereichen kommen. Hier erhalte ich oft nur einen mäßig aufbereiteten CV, der wenig aussagt. Na ja, vielleicht sagt das ja doch etwas aus… Auf jeden Fall frage ich mich da: Ist das echtes Interesse? Oder wird einfach nur wahllos auf alle „Bewerben“ Buttons gedrückt, in der Hoffnung, dass irgendjemand positiv darauf reagiert? 🤷‍♂️

Gerade diejenigen, die noch am Anfang stehen, sollten sich doch mehr Mühe geben, oder? Besonders, wenn sie sich in so eine Position hineinentwickeln wollen. Schließlich geht es um ihren Start in ein besseres Arbeitsumfeld, und die Wechselmotivation scheint ja vorhanden zu sein. Da muss doch der Funke überspringen! 🔥

Ist es verwunderlich, dass eine Absage auf so eine Bewerbung dann genauso unpersönlich ist? Warum sollte ich mir die Mühe machen und irgendetwas erklären? Bei guten Bewerbungen – bei denen echtes Interesse spürbar ist – mache ich das und rufe die Person in der Regel an oder schreibe individuell zurück.

Mich würde wirklich mal interessieren, wie die Rückmeldungen auf einen knappen CV ohne Aufgabenschwerpunkte, ohne Erklärungen, ohne Zeugnisse etc. allgemein ausfallen, wenn die Bewerbenden um eine hochkarätige, herausfordernde und bestens bezahlte Position keine relevante Ausbildung und Erfahrung mitbringen. Gibt es da überhaupt Erfolge, Gespräche oder Einstellungen?
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Sind 1-Click-Bewerbungen Fluch oder Segen? Oder irgendwas dazwischen? 🤔

Ach ja, und eingestellt wurden in diesen Positionen komischerweise* immer die Bewerber:innen, die sich etwas mehr Mühe gaben. Sie waren in Vorstellungsgesprächen besser vorbereitet, stellten durchdachte Fragen und überzeugten mit echter Motivation und einem klaren Verständnis der Position.

*Ironie: Ein wenig mehr Aufwand bringt vielleicht doch etwas, oder? 😉

Letzte Woche hat mich eine Kandidatin erneut kontaktiert, die vor etwa sechs Monaten den Bewerbungsprozess bei einem meiner Kunden abgebrochen hatte. Damals hatte sie rasch ein anderes gutes Angebot erhalten – zumindest klang im Vorstellungsgespräch alles gut.
Doch was dann passierte, ist ein wertvoller Reminder für alle Bewerber:innen.

Sie kündigte ihre aktuelle Stelle in Vorfreude auf den neuen Job als Assistentin der Geschäftsführung. Als der schriftliche Vertrag kam, war das Gehalt niedriger als ursprünglich besprochen. Da sie bereits gekündigt hatte, unterschrieb sie mit der Hoffnung auf Anpassung nach der Probezeit. Ein klassischer Fall von „zu voreilig die Brücke abgebrochen“.

Während der Probezeit stellte sich heraus, dass auch andere wichtige Aspekte, wie die Arbeitszeiten und die Aufgabenbereiche, deutlich von dem abwichen, was zuvor versprochen wurde. Die Realität sah also ganz anders aus, als das mündliche – scheinbar perfekte – Angebot es vermuten ließ.
Manchmal ist die Zeit bis zum Ende der Kündigungsfrist einfach knapp, der Chef dann auf Reisen oder man selbst im Urlaub, außerdem will man unbedingt weg und alles klingt doch so gut. Dann kommen auch die Smartesten vielleicht mal in Versuchung.

Meine Empfehlung an alle: Niemals kündigen, bevor der neue Vertrag nicht sicher und unterschrieben vor Ihnen liegt! Ein mündliches Angebot mag verlockend klingen, aber die Sicherheit kommt immer erst mit dem schriftlichen Vertrag.

Heute ist Tag des Hundes – und was wäre dieser Tag ohne einen Shoutout an meine Büroheldin Emma? 🐕

Sie ist als Allergikerhund nicht nur ein flauschiger Icebreaker, sondern auch ein echtes Ass in Bewerbungsgesprächen. Neulich kam eine Bewerberin zum Gespräch ins Büro, und was passierte? Ich hole Cappuccinos aus der Küche und als ich zurückkomme, finde ich die beiden spielend auf dem Boden! Die Kandidatin war sofort schockverliebt – und ich kann’s ihr nicht verübeln. Emma schafft es einfach, eine lockere Atmosphäre zu zaubern, wie kein Small Talk es zum Anfang jemals könnte. ✨

Und das Beste? Emma kommt im Büro nur, wenn man sie ruft und niemanden belästigt – es sei denn, man möchte es. Sie hat ein sehr gutes Gespür weiß ganz genau, wann ihr Charme gefragt ist. 🐾

Hunde im Büro können das Arbeitsklima so viel freundlicher und entspannter machen. Aber klar: Nur gut erzogene Hunde sollten mitkommen, und auch nur, wenn alle einverstanden sind. Schließlich geht’s um Rücksicht und Teamharmonie. 🐕

Als ich letzte Woche im Kurzurlaub war, durfte Emma mit der Hundesitterin einen Tag in die Schule – das Größte überhaupt für sie, denn Kinder liebt sie über alles. ❤️ Sogar die Ängstlichen und Zurückhaltenden der dritten Klasse hatten sie am Ende ins Herz geschlossen, und wollten sie als Klassenhund behalten. 😂 Sorry, Kids, ich geb sie nicht her!

Heute feiern wir also nicht nur Hunde, sondern auch die kleinen Glücksmomente, die sie uns im Alltag schenken. 🐶

Die Geschichte hinter einer meiner Kandidatinnen: Wir trafen uns vor 12 Jahren, als ich eine Assistenz der Geschäftsführung mit gutem Englisch suchte. Ihr Lebenslauf ist durchschnittlich, die Schulnoten gingen so. Kein Studium, keine fremdsprachliche Ausbildung, keine Berufserfahrung als Assistenz auf GF-Ebene. Sie war Sekretärin (ja, so stand‘s im CV) mit klassischen Aufgaben in einem regionalen Unternehmen.

Eine KI, wie es bereits einige am Markt gibt, würde sie durchfallen lassen – der Algorithmus filtert strikt nach Qualifikationen und klaren Kriterien. Genau hier liegt das Problem: Die KI sieht Zahlen und Fakten, nicht das Potenzial. 💡

Meine Kandidatin bekam den Job dennoch. Ohne Wahnsinnsabschluss, aber mit riesigem Engagement. Nach kurzer Einarbeitung organisierte sie nicht nur GF-Meetings und schob Termine, sondern brachte eigene Ideen ein, moderierte Workshops und managte Projekte, die weit über ihre eigentliche Rolle hinausgingen. Schritt für Schritt wurde sie zur wichtigsten Unterstützung des Geschäftsführers. Ihr Geheimnis? Eine beeindruckende Lernkurve, emotionale Intelligenz und die Fähigkeit, sich blitzschnell auf neue Situationen einzustellen. 🔑

Diese Qualitäten – beeindruckende Kommunikationsfähigkeit, Neugier und Lernbereitschaft, Soft Skills wie Antennen für Befindlichkeiten oder kreative Lösungskompetenz, erkennt die KI nicht. Ein Algorithmus wertet das, was in Datenpunkten und Keywords erfassbar ist. Aber wie bewertet man „Menschenkenntnis“, „Bauchgefühl“ oder „Lösungskompetenz“? Genau das, was die Bewerberin so wertvoll gemacht hat, bleibt der KI verborgen. Auch das Englisch brachte sie mit, obwohl es im CV nicht ersichtlich war. Im Gespräch stellte sich heraus, dass sie mit einem Amerikaner verheiratet war, der wenig Deutsch sprach.

KI ist für größere Unternehmen gut, wenn es darum geht, Lebensläufe schnell durchzusehen und grob zu filtern. Aber wenn wir nur auf Algorithmen vertrauen, gehen uns Talente durch die Lappen, die nicht in Schubladen passen. Menschen wie meine Kandidatin, die sich unkonventionell, aber extrem wertvoll entwickeln. Menschen, die man eben nicht in 100 Keywords zusammenfassen kann.

KI kann uns im Recruiting unterstützen, aber sie wird nie alles erfassen. Sie filtert, sortiert und analysiert, aber sie kann kein Potenzial spüren, keine Soft Skills bewerten und keine versteckten Talente entdecken. Dafür braucht es den menschlichen Faktor. Die Zukunft des Recruitings liegt in der Balance: KI für die Datenanalyse, Menschen für das große Ganze. So gewinnen wir nicht nur qualifizierte Talente, sondern auch wahre Hidden Champions. 🏆

Was würden Sie tun, wenn Sie in einem wichtigen Kundengespräch plötzlich hochrot und schweißgebadet sind – und das innerhalb von 20 Sekunden? Mir ist das passiert, und ich fühlte mich wie ein Dampfkessel kurz vor der Explosion. Bei Frauen als Gesprächspartner, oft im ähnlichen Alter, war das kein Problem – sie haben mich sofort verstanden. Aber bei den Männern? Da habe ich versucht, mir nichts anmerken zu lassen und mich ganz beiläufig meiner Jacke entledigt. Diese Situationen waren manchmal wirklich absurd.

Und ich bin damit nicht allein: Rund zwei Drittel aller Frauen leiden während der Menopause unter Symptomen wie Hitzewallungen, Schlafstörungen und – was oft vergessen wird – kognitiven Einschränkungen. Gedächtnislücken und Wortfindungsstörungen können so stark werden, dass sie das Berufsleben erheblich beeinträchtigen. Für etwa ein Drittel von uns sind die Beschwerden so massiv, dass der Alltag zur Herausforderung wird.

Ich erinnere mich an eine Assistentin der Geschäftsführung Anfang 50, die aufgrund dieser plötzlichen massiven Beschwerden sogar gekündigt wurde. Ihr fiel während eines wichtigen Meetings der Name ihres Vorgesetzten nicht ein – wie peinlich und belastend ist das? Ihr Chef zeigte keinerlei Verständnis und entschied, dass sie „nicht leistungsfähig“ sei. Eine wirklich krasse Konsequenz für etwas, das biologisch, hormonell bedingt und vorübergehend ist.

Der heutige Tag der Menopause erinnert uns daran, dass wir dieses Thema enttabuisieren müssen. Was kann man tun? Mehr Aufklärung und Verständnis von Führungskräften sind entscheidend. Flexible Arbeitszeiten, offene Gespräche und Unterstützung statt Sanktionen könnten den betroffenen Frauen enorm helfen. Die Menopause ist keine Krankheit – sie ist eine Lebensphase, durch die jede Frau geht.

PS: Ich frage mich schon manchmal, wie es wäre, wenn die Männer mit solch extremen Symptomen konfrontiert wären.

Ihre Assistenz geht? Vielleicht hat das mit mehr zu tun als nur dem nächsten Karriereschritt…

In Gesprächen mit neuen potentiellen Auftraggebern frage ich grundsätzlich „Warum wird die Position neu besetzt?“ und „Wie lange war sie mit der Vorgängerin besetzt?“ bzw. „Gibt es auf dieser Position häufige Wechsel und wenn ja, woran liegt das Ihrer Meinung nach?“ Nicht immer wird da alles gesagt, aber glauben Sie mir: Nach 18 Jahren als Personalberaterin für Assistenzen kann ich auch gut „zwischen den Zeilen lesen“ 😊.

Und da lese ich öfter mal: Mangelnde Wertschätzung.

Liebe Führungskräfte: Wenn Ihre Assistenz Sie entlastet und einen guten Job macht, zeigen Sie Ihre Wertschätzung! Das kann ein Blumenstrauß oder Lob sein, wenn eine große Veranstaltung gut gelungen ist, mal ein „Danke fürs länger bleiben.“ oder ein „Wunderbar – die Idee ist großartig.“ Und nein, das schwäbische: „Nicht gemeckert, ist genug gelobt.“ motiviert nicht jeden. 😉

Nehmen Sie Ihre Assistenz ernst! Sie kann so viel mehr als die Inbox organisieren und Meetings planen. Sie versteht Ihre Bedürfnisse, erfasst Ihre Prioritäten und setzt sich mit Herzblut dafür ein, dass SIE erfolgreich sind. Und das alles gerne aus der zweiten Reihe! Die Assistenz ist:

🚀 Feedbackgeber:in
🚀 Coach
🚀 Meisterkommunikator:in
🚀 Zeitmanager:in
🚀 Supporter:in
🚀 Moderator:in
🚀 Travelmanager:in
🚀 Chief of Staff
🚀 Zahlengenie
🚀 PowerPoint-König:in
🚀 Seismograph:in
🚀 Change Manager:in
🚀 Problemlöser:in
🚀 Berater:in
🚀 Vertraute:r
🚀 Feelgoodmanager:in

Das (und mehr) leisten Assistenzen täglich! Viele Gründe, auch mal dankbar zu sein, oder?

Vor Jahren, während meiner Ausbildung zur Beraterin für „Change Management & Organisationsentwicklung“ gab es eine Aufgabe, die weltweit schon unzählige Teams herausgefordert hat.

Stellen Sie sich vor: Vier Personen, ein Haufen ungekochter Spaghetti🍝, ein Marshmallow, Klebeband und Bindfaden. Die Aufgabe? Bauen Sie in 18 Minuten den höchsten Turm, der ein Marshmallow obenauf trägt. Klingt einfach, oder? Die berühmte „Marshmallow-Challenge“ zeigt immer wieder, wie anspruchsvoll – und erleuchtend – Teamarbeit sein kann, besonders wenn es um das Zusammenspiel zwischen Vorgesetzten und Assistenzen geht.

Während Fachleute mit technischer Erfahrung oft die höchsten und stabilsten Türme errichten🏗️, erzielen Kindergartenkinder oft verblüffend gute Ergebnisse. Ihre Strategie? Sie arbeiten spielerisch und probieren vieles schnell aus. Der Turm fällt? Kein Problem – sie bauen einfach neu!
Und die Geschäftsführungsteams? Interessant: Während sie oft solide Türme bauen, geht es schneller und stabiler, wenn eine Assistenz mit im Team ist.

Aber warum genau macht eine Assistenz den Unterschied? Laut Wujec liegt es an ihrer Fähigkeit, komplexe Prozesse im Blick zu behalten und die Richtung zu steuern. Die Führungskraft bringt das Fachwissen und die Vision ein, während die Assistenz für Struktur, Effizienz und den reibungslosen Ablauf sorgt. Sie gestaltet den Prozess, erkennt Engpässe früh und hält der Führungskraft den Rücken frei✨. So bleibt Raum für wesentliche Entscheidungen und strategisches Denken – und der Erfolg wird zur Regel statt zur Ausnahme.

Was lernen wir daraus? Eine gute Assistenz ist das geheime Genie hinter jedem großen Erfolg – oder hinter jedem Turm, der nicht zusammenbricht. Sie lenkt den Prozess, hält den Chef fokussiert und sorgt dafür, dass aus Ideen Ergebnisse werden. Gemeinsam unschlagbar! 💪

Manchmal ist die größte Herausforderung nicht der Job, sondern das Ankommen

Mit der Bitte um ein Coaching rief mich eine Assistentin an, die dringend Klarheit suchte. Sie hatte eine neue Stelle als Vorstandsassistenz begonnen und war zutiefst verunsichert, ob das wirklich der richtige Platz für sie ist. Vielleicht kennen Sie diese Situation? Dann könnte ihre Geschichte auch für Sie hilfreich sein.

Ihre Jobsuche dauerte einige Zeit – endlich schien sie die ideale Aufgabe gefunden zu haben.

Erster Tag: Total aufgeregt kam sie ins fremde Firmengebäude, kannte ihren Chef und die Assistenzkolleginnen nicht und fühlte sich erst einmal vorsichtig beäugt. Außerdem gab es zu dieser Zeit super viel zu tun und sie musste dennoch eingearbeitet werden. Mehr und mehr fühlte sie sich wie ein Störfall und ihre Kolleginnen empfand sie auch nicht als Hilfe. Letztlich zog sie sich zurück und ging immer unglücklicher nach Hause.

In unserem ersten Coaching-Termin schauten wir uns die aktuelle Situation gemeinsam an:

✔️ Sie hat jede Menge Fachwissen (dafür hat man sie eingestellt)
✔️ Sie kennt die Unternehmenskultur noch nicht
✔️ Sie kennt das Team und die informellen Regeln nicht
✔️ Sie ist nervös und unsicher
✔️ Sie hat kaum Kontakte in der Firma
✔️ Sie hat viele Fragen und macht auch Fehler
✔️ Sie fühlt sich überfordert
✔️ Sie ist hoch motiviert und voller Freude gestartet

Dann probierten wir etwas aus: Einen Perspektivenwechsel.

Was, wenn sie die Lage durch die Augen ihrer Kolleginnen sieht? Vielleicht hatten sie Angst vor dem Neuling, (dachten: 😱 sie ist jünger, bringt mehr Fremdsprachen mit und ist fachlich vielleicht qualifizierter), eventuell fühlten sich auch überfordert, denn das Pensum war hoch und sie stellte viele Fragen (auch manchmal doppelt). Sie verstand auf einmal, dass es auch für ihr Umfeld nicht einfach war und ihr Rückzug für die Kolleginnen vielleicht sogar kühl gewirkt haben könnte.

Dieser Wahrnehmungswechsel eröffnete ihr ein vollkommen neues Bild, das von Verständnis geprägt war. Sie nahm auch ihre neuen Kolleginnen wahr und beschloss in der folgenden Zeit auf die Kolleginnen zuzugehen. Es gab gute Gespräche, und Missverständnisse, die durch falsche Kommunikation und Vorannahmen entstanden, wurden aufgelöst.

Fazit:
Geben Sie nicht zu früh auf! Manchmal sind es Missverständnisse oder unausgesprochene Gedanken, die Probleme größer wirken lassen. Reden hilft. ✨

Ein sehr kurzweiliges Gespräch mit einer Kandidatin erinnerte mich gestern an meine Zeit als Assistenz.

Es war ein Montagmorgen, der alles mitbrachte, was einen turbulenten Start in die Woche ausmacht. Ich war damals noch Interimsassistentin und war am Feuer löschen. Die eigentliche Assistentin hatte sich den Fuß gebrochen und ich sprang seit 14 Tagen ein. Normalerweise machte ich dort die Urlaubsvertretung und kannte mich daher ganz gut aus.

Mein „Chef auf Zeit“ stürmte das Büro und meinte „Können wir den Pitch für die Investoren bis morgen vorbereiten?“ Öhm… „Klar, Chef…“, sagte ich professionell. Innerlich dachte ich: OMG, das wird nicht lustig.

Der Tango beginnt
Die nächsten Stunden waren das beste Beispiel dafür, warum Ronald Reagan einst sagte: „It takes two to tango.“ Genau wie beim Tango braucht es in der Zusammenarbeit zwischen Chef und Assistenz eine klare Rollenverteilung, harmonisches Zusammenspiel und vor allem gegenseitiges Vertrauen.
Ich startete. Organisierte die notwendigen Unterlagen, checkte die Agenda des Pitches und begann, die Präsentation zu strukturieren. Alles lief nach Plan – bis Cheffe hereinkam und mit einem neuen „Tanzschritt“ überraschte: „Ich dachte, wir könnten noch die Fallstudie von letzter Woche einbauen. Die war doch super!“

Durchatmen war angesagt. Natürlich war die Fallstudie super, doch der Zeitplan ließ kaum Raum für solche Änderungen. Weil – klang einfach, war jedoch ziemlich komplex. Trotzdem blieb ich äußerlich cool. Der Chef führt, dachte ich, aber ich sorge dafür, dass er im Takt bleibt.

Das Zusammenspiel macht den Unterschied
Während des Tages wurde immer deutlicher, wie gut wir als Team funktionierten. Ich hielt den Überblick und sorgte dafür, dass nichts unterging. Der Chef brachte noch mehr Ideen ein 😉. Am späten Abend waren die Präsentation + Unterlagen fertig. Er meinte: „Das war wirklich eine tolle Leistung.“ Dazu fiel mir sofort ein: „It takes two to tango.“

Die Moral der Geschichte
Die Zusammenarbeit zwischen Assistenz und Chef:in ist wie ein Tango. Beide haben ihre Rollen, und nur wenn wir harmonisch zusammenarbeiten, entsteht eine erfolgreiche Performance. Als Assistenz wissen Sie, dass Sie nicht bloß die „rechte Hand“ Ihres Chefs sind – Sie sind der unsichtbare Dirigent, der den Takt vorgibt, wenn die Schritte mal holprig werden.

Also, wenn das nächste Mal jemand Ihre Arbeit unterschätzt, denken Sie daran: Sie sind der entscheidende Teil des Duos. Und liebe Chefs und Chefinnen – denken Sie daran, dass Ihr Erfolg oft von der Stärke Ihrer Assistenz abhängt. Denn nur gemeinsam wird der Tango wirklich stimmig.

„Ich brauche eine neue Assistenz. Sie bringt einfach nicht die Leistung, die ich erwarte.“

Diesen Satz hörte ich Mitte letzten Jahres von einem frustrierten CEO, der mich mit der Suche beauftragte. Wie immer ging ich ins Gespräch und fragte, wie genau die Zusammenarbeit derzeit aussieht. Nach einer halben Stunde war das Bild ein ganz anderes.

Kurz zusammengefasst: Er war unzufrieden und hatte das Gefühl, sie würde nicht vorausschauend genug arbeiten, wichtige Dinge übersehen und ihn nicht so entlasten, wie er es sich vorgestellt hatte. Seine Lösung? Sie zu entlassen und jemand Neues zu suchen.

Doch im Gespräch wurde klar: Er hatte ihr nie wirklich gesagt, was er von ihr erwartet. Als CEO war er gerade viel unterwegs und sie sollte sich einfach „reindenken“ – und das funktionierte natürlich nicht. Ein erfolgreicher Start braucht klare Kommunikation, Vertrauen und eine gezielte Einarbeitung. Nur so wird die Assistenz zur wirklichen Unterstützung und schafft echten Mehrwert.

Als Frau der ehrlichen Worte sagte ich ihm, dass er bei dem Verhalten in einigen Monaten wieder vor dem gleichen Problem stehen wird. Dann hörte er mir zu und ließ sich auf einen Versuch ein.

Statt der Kündigung haben wir eine dreistündige Coachingsitzung zu dritt anberaumt. Wir haben gemeinsam:

✅ Erwartungen klar formuliert – Was genau braucht er? Welche Aufgaben soll sie übernehmen? Wie arbeitet er am liebsten?
✅ Regelmäßige Check-ins eingeführt – Kurze, aber strukturierte Gespräche, um den Arbeitsstil anzupassen und offene Fragen zu klären.
✅ Aufgaben wirklich übergeben – Anstatt immer nachzuhaken, hat er klare Zuständigkeiten definiert und ihr die Verantwortung für bestimmte Bereiche komplett übertragen.

Das Ergebnis? Jetzt – sechs Monate später – sagte er mir im Telefonat: „Alles wunderbar. Es läuft perfekt.“

🔹 Fazit: Viele Assistenzen scheitern nicht, weil sie ungeeignet sind – sondern weil sie nie die Chance bekommen haben, wirklich erfolgreich zu sein.

Wie läuft die Zusammenarbeit bei Ihnen? Alles rund – oder gibt es noch Luft nach oben? Bei Letzterem fragen Sie gerne mich!