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Kommunikation ist alles. Ja, und manchmal ist es echt schwierig den richtigen Moment zu finden, um Dinge zu besprechen. Da können Regeltermine, die Assistenzen mit ihren Chefs und Chefinnen haben, eine große Hilfe sein.

Als Personalberaterin empfehle ich meinen Kandidatinnen und Auftraggebern IMMER – zumindest in den ersten Monaten, wenn möglich täglich – einen regelmäßigen Jour fixe miteinander einzurichten. Diese Treffen sind unglaublich hilfreich, um sich aufeinander einzuschwingen, Prioritäten zu erkennen und effizient zusammenzuarbeiten. 🤝

Doch in Coachings oder Gesprächen stelle ich immer mal wieder fest, dass Assistenzen ihren Jour fixe „opfern“, um anderen, vermeintlich wichtigeren Themen und Menschen Zeit einzuräumen.

Was passiert dadurch? 😳 Es wird auf gar keinen Fall der gute Wille gesehen, anderen Menschen zu helfen! Glauben Sie mir, ich kenne viele Assistenzen, in denen ein großer oder kleiner Helfer schlummert und die dazu noch schlecht nein sagen können. Ihnen entgehen jedoch wichtige Informationen und die Kommunikation zwischen Chef:in und Assistenz wird brüchig. Der gute Wille, anderen zu helfen und flexibel zu sein, wird mit Sicherheit nicht gesehen. Stattdessen wird Ihre mangelnde Informiertheit bemängelt, es entstehen Missverständnisse und Ihre Zusammenarbeit gerät aus dem Takt. 🥴

Machen Sie sich bewusst, dass der Jour fixe nicht nur ein formelles Treffen ist, sondern eine äußerst wertvolle Zeit, um die Zusammenarbeit zu vertiefen, sich im Detail zu informieren und die Arbeitsabläufe zu verbessern. Außerdem bekommen Sie in dieser Zweierrunde auch wichtige informelle Hinweise. Nur so können Sie den bestmöglichen Support bieten. Also: Geben Sie Ihren Jour fixe auf gar keinen Fall her!

Wann werden schon mal die Leistungen von CEOs und Kindergartenkindern verglichen? In der Marshmallow-Challenge können sie sich messen!
Für die Aufgabe treten vierköpfige Teams gegeneinander an und müssen aus

  • 1 Marshmallow (muss an der höchsten Stelle des Turmes platziert werden)
  • 20 Spaghetti-Nudeln (ungekocht ;-))
  • 1 Meter Klebeband
  • 1 Meter Bindfaden

innerhalb von 18 Minuten den höchsten Turm bauen.
Was das mit Assistenz zu tun hat? Ziemlich viel! Denn die CEO-Teams mit Assistenz schnitten deutlich besser ab, als die CEOs alleine (die, wie angedeutet, von Kindergartenkindern übertroffen wurden) siehe Grafik.

Worauf kann man das Ergebnis zurückführen? Der CEO bringt die „specialized skills“ und die Assistenz bringt die „facilitation skills“ ein. Die Kombi ist fast unschlagbar!
Also, das wissen wir doch schon lange: Assistenzen machen ihre Chefs und Chefinnen erfolgreicher!

PS: Für mehr Infos zur „Marshmallow-Challenge“ kann ich dieses YouTube-Video von Tom Wujec (TED-Talk) wärmstens empfehlen: https://www.youtube.com/watch?v=H0_yKBitO8M

Das konsequente Arbeiten nach Prioritäten gehört zum Schwierigsten im Zeitmanagement.

Viele Menschen arbeiten oft unbewusst nach dem Prinzip, zuerst die unwichtigen Dinge zu erledigen, weil diese meist die angenehmeren Themen sind. Dabei ist das Setzen von Prioritäten nach Wichtigkeit und Dringlichkeit unerlässlich für ein effizientes Zeitmanagement. Helfen kann da die Eisenhower Matrix. Sie priorisiert nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Gerne wird mal das eine mit dem anderen verwechselt :-).

Wichtig ist eine Aufgabe dann, wenn etwas „auf dem Spiel steht“. Der Zeitpunkt der Erledigung ist von der Dringlichkeit abhängig.
In der Eisenhower-Matrix gibt es vier Prioritätenklassen (A, B, C, D):

Dringend und wichtig:

Prio A beinhaltet Aufgaben, die dringend und wichtig sind. Diese Aufgaben sind von Ihnen persönlich und sofort zu erledigen.

Nicht dringend aber wichtig:

Prio B haben die Aufgaben solche, die im Augenblick nicht dringend wirken, die aber für die Zukunft wichtig sind. Solche Aufgaben werden von Ihnen erledigt; setzen Sie einen Termin für diese Aufgaben.

Dringend aber nicht wichtig:

Prio C ist das typische Tagesgeschäft. Es handelt sich dabei um solche Aufgaben, die dringend (weil sie schnell erledigt werden müssen) aber langfristig gesehen nicht wichtig sind. Viele solcher Aufgaben können Sie delegieren oder durch eine bessere Organisation verkürzen.
Nicht dringend und nicht wichtig:

Prio D ist nicht dringend und auch nicht wichtig. Das heißt, es entsteht kein Schaden, wenn diese Aufgaben nicht erledigt werden. Sie erledigen sich häufig nach einer gewissen Zeit von selbst ;-).

In meinen Assistenz-Seminaren, die ich noch vor einiger Zeit gab, habe ich gerne das Thema „Zeitmanangement/Prioritäten setzen“ mit dem Thema „Weiterbildung“ verknüpft.

Wie oft erlebte und erlebe ich es, dass für die Weiterbildung keine Zeit bleibt, da die dringlichen Aufgaben des Tagesgeschäfts alle Kraft „auffressen“. In mehr als einem Fall kam plötzlich ein jüngerer Vorgesetzter mit neuen Tools, Skills und Anforderungen. Die Assistenz, die sich 15 oder 20 Jahre leider nicht weitergebildet hatte, kam damit nicht zurecht. Die Zusammenarbeit wurde beendet.

Weiterbildung ist wichtig und gehört zur Prio B: Planen Sie Zeiten dafür ein, denn die Halbwertszeit von Wissen wird immer kürzer! Und irgendwann fällt es Ihnen vielleicht auf die Füße, sich nicht darum gekümmert zu haben.

Ich bin mit guten Trainern für Assistenzen vernetzt. Fragen Sie mich! Gerne empfehle ich Ihnen die passende Person und vernetze Sie.