Assistent des Vorstands (m/w/x)

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Die PHOENIX group ist als Familienunternehmen der führende integrierte Gesundheitsdienstleister in Europa. Der Pharmagroßhandel steht mit seiner europaweit einzigartigen Flächenabdeckung für das Kerngeschäft des Unternehmens und unsere rund 39.000 Mitarbeiter leisten einen wichtigen Beitrag für die umfassende Gesundheitsversorgung in Europa.

Für das Headquarter in Mannheim suchen wir idealerweise zum 1. Januar 2022 eine mit- und schnelldenkende, organisationsstarke Persönlichkeit als Vorstandsassistenz (m/w/d)

Das sind Ihre Aufgaben:

Als proaktive Assistenz (m/w/d) übernehmen Sie eigenständig die Führung des Sekretariats des Vorstands Customers & Channels und unterstützen ihn in sämtlichen administrativen und organisatorischen Belangen seiner Tätigkeit. Sie agieren nicht nur als rechte Hand und zweites Gedächtnis Ihres Chefs, sondern haben mit dieser Position auch eine zentrale und wichtige Rolle innerhalb des Unternehmens inne. Zu Ihren Aufgaben zählen nebst komplexem Kalendermanagement und Korrespondenz in Deutsch und Englisch auch die Erstellung von Präsentationen und Berichten sowie die Vor- und Nachbereitung von internationalen Meetings und Veranstaltungen. Darüber hinaus fungieren Sie als Anlaufstelle für interne und externe Stakeholder. Die laufenden To-Dos haben Sie im Griff und sorgen insgesamt für einen reibungslosen Tagesablauf. In der Zusammenarbeit sind Ihrem Chef folgende Dinge wichtig:

 

  • Erste und oberste Priorität: Sie denken mit!
  • Sie denken für ihn voraus, bspw. was benötigt er von welchen Personen zu welchem Meeting und fordern die Informationen eigenverantwortlich ein
  • Sie denken vernetzt, bspw. was passiert, wenn Sie eine Veranstaltung o.ä. verschieben und planen bereits die daraus folgenden Schritte, soweit es möglich ist, selbstständig
  • Sie haben das Standing einer Chefassistenz, sind charmant im Auftritt und klar in der Sache

Das bringen Sie mit:

Wir suchen hier eine initiativ denkende Person, die aufgrund ihrer Persönlichkeit und Berufserfahrung sowie ihrer Fähigkeit über den Tellerrand zu schauen, eine prozessspezifische und inhaltliche Entlastung schafft. Im abwechslungsreichen Firmenalltag kommen Ihnen Ihre rasche Auffassungsgabe, Ihr Qualitätsbewusstsein sowie Ihr effizienter und strukturierter Arbeitsstil zugute.

 

Das Idealprofil im Überblick:

 

  • Eine sehr gut abgeschlossene kaufmännische Ausbildung ggfs. ergänzt durch eine Weiterbildung Management-/Direktionsassistenz (oder vergleichbarer Hintergrund)
  • Erfahrung in einer international ausgerichteten Assistenzfunktion auf Leitungsebene
  • Sie kommunizieren sicher in Deutsch und Englisch
  • Sie sind ein Organisationstalent, denken vernetzt und sind immer einen Schritt voraus
  • IT-Affinität und routinierte Anwendung der MS-Office-Palette
  • Sympathische Ausstrahlung, gute Umgangsformen und ein sicheres Auftreten

Darauf dürfen Sie sich freuen:

Die Aufgabe ist vielseitig und langfristig ausgerichtet in einem Unternehmen, dessen Kultur auf Vertrauen und respektvollen Umgang miteinander basiert.
Die Zusammenarbeit mit den Assistent:innen der anderen Vorstandsbereiche ist kollegial und geprägt von gegenseitiger Unterstützung.

Wenn Sie jetzt sagen, das Profil spricht Sie an, sollten wir unbedingt miteinander sprechen.

Um einen reibungslosen Übergang gewährleisten zu können wäre es gut, wenn Sie spätestens im Januar 2022 starten könnten. Wenn nicht, ist es kein K.O.-Kriterium.

Ich wurde von der Phoenix group mit der Suche und Vorauswahl für diese Position beauftragt. Ihre Bewerbungsunterlagen mit Angabe Ihrer Verfügbarkeit erreichen mich direkt per E-Mail an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!.

Im nächsten Schritt finden wir dann gemeinsam heraus, ob das die richtige nächste Position für Sie ist. Telefon- oder Videointerviews können gerne auch nach Feierabend oder am Wochenende stattfinden.

Selbstverständlich gehe ich diskret mit Ihrer Bewerbung um und werde mich zeitnah mit Ihnen in Verbindung setzen.

Für Fragen stehe Ich Ihnen gerne zur Verfügung. Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins per Mail oder per Post an folgende Adresse.

Kontakt:

BORLINGHAUS CONSULTING
Kirsten Borlinghaus
Verdistraße 45
70195 Stuttgart

Tel: 0711 65677320

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Standort: Mannheim
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