Vorstandsassistenz (m/w/d)

Aktuelle Stellenanzeige Ihrer Borlinghaus Consulting

Mein Auftraggeber ist ein weltweit führender Premiumanbieter. Mit über 750 Mitarbeiter:innen entwickelt und produziert das Familienunternehmen innovative Systeme für die Gebäudeautomation. Es steht der Mensch im Mittelpunkt – denn nur mit motivierten Mitarbeiter:innen kann der Anspruch an die Qualität der innovativen Produkte erfüllt werden und das Unternehmen weiterhin weltweit erfolgreich agieren. Das zeigt unter anderem das aktuell erhaltene Zertifikat „Great Place to work“. 

Doch nicht nur das, sondern auch die geringe Fluktuation im Unternehmen ist ein weiteres Zeichen für das wertschätzende Miteinander. Die derzeitige Assistentin für den Vertriebsvorstand geht nach vielen Jahren im Unternehmen in den Ruhestand, und aus diesem Grund suchen wir im Zuge der Nachfolgeregelung eine engagierte und motivierte Persönlichkeit (m/w/d), die den offenen und sympathischen Vorgesetzten tatkräftig unterstützt. 

Das sind Ihre Aufgaben:

Wenn sich Ihr Vorgesetzter voll und ganz auf seine Aufgabe als Vertriebsvorstand konzentrieren kann, dann verdankt er das auch Ihnen. Sie halten ihm den Rücken frei und übernehmen die administrativen Aufgaben des Tages- und Projektgeschäfts. Das reicht vom allgemeinen Termin-, Büro- und Vertragsmanagement bis hin zur Kommunikation mit in- und externen Kunden. Sie erstellen Analysen, Statistiken und Reports und bereiten wichtige Informationen in Form von Entscheidungsvorlagen auf. Darüber hinaus kümmern Sie sich um die professionelle Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Meetings.

Hier die Aufgaben kurz zusammengefasst:

  • Erledigung der allgemeinen telefonischen und schriftlichen Korrespondenz
  • Organisation und Planung von Terminen jeglicher Art (internationalen Board-Meetings, Tagungen, Workshops, Jour Fixe, Kundenbesuche etc.) inkl. Vor- und Nachbereitung
  • Schreiben von Protokollen sowie Nachhalten der „to do‘s“
  • Weltweite Reiseorganisation inkl. Reisekostenabrechnung, Beantragung von Visa etc.
  • Koordination zur Einhaltung jeglicher Verträge/Vereinbarungen – auch innerhalb der Theben-Gruppe
  • Administrative Begleitung bei Gründung von Tochtergesellschaften
  • Kontakt zu Behörden/Ämtern/Verbänden
  • Eigenständige Durchführung diverser, interner Projekte
  • Empfang, Betreuung und Bewirtung von Kund:innen
  • Entwurf/Veranlassungen von Verträgen sowie Erstellung von Dokumenten jeglicher Art
  • Pflege, Verwaltung und digitale Ablage von Dokumenten
  • Überarbeitung/Erstellung von Präsentationen, vertriebsunterstützenden Unterlagen und unternehmensweiter Leitfäden 
  • Erstellung von Statistiken und Analysen anhand elektronischer Daten und Unterlagen
  • Sonstige administrative Tätigkeiten zur Unterstützung im operativen Tagesgeschäft

Das bringen Sie mit:

Wir suchen eine organisationsstarke Persönlichkeit, die nicht nur mitdenkt, sondern auch entsprechend handelt. Neben einer abgeschlossenen kaufmännischen Berufsausbildung oder einem Studium sollten Sie bereits erste Erfahrung im professionellen Officemanagement gesammelt haben. Der Vertriebsbereich ist naturgemäß nah am Kunden, das Mindset "client first" sollten Sie daher  verinnerlicht haben und grundsätzlich eine dem Menschen zugewandte Haltung mitbringen. Gerne gehen Sie für Ihre Kunden die Extrameile! Hier gilt auch: Hire for attitude, train for skills. Sollten Sie noch nicht alle fachlichen Themen abdecken, aber die richtige Einstellung mitbringen, dann werden Sie gerne gefördert.

Hier das Wunschprofil im Überblick:

  • Kaufmännische Ausbildung oder BWL-Studium
  • Mehrjährige Erfahrung in der Assistenz oder im Vertriebsinnendienst
  • Stilsichere Deutsch- und fließende Englischkenntnisse
  • Grundkenntnisse in Französisch und/oder Spanisch (kein Muss)
  • Versierter Umgang mit allen MS Office Programmen

Darauf dürfen Sie sich freuen:

Es ist mehr als nur ein gutes Arbeitsklima. Neben spannenden Projekten und interessanten Zukunftsthemen wird Wert gelegt auf Offenheit, gegenseitige Wertschätzung und Respekt, individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten, flexible Arbeitszeiten, ein attraktives Betriebliches Gesundheitsmanagement und weitere Benefits – eben ein Great Place to work! Interessiert? Ein aufgeschlossenes Team freut sich darauf, Sie kennenzulernen.

Schicken Sie Ihre Bewerbung bitte per E-Mail zu meinen Händen Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! und wir finden gemeinsam heraus, ob es der nächste passende Schritt für Sie ist.

Kontakt:

BORLINGHAUS CONSULTING
Kirsten Borlinghaus
Verdistraße 45
70195 Stuttgart

Tel: 0711 65677320

https://borlinghaus-consulting.de

Für Fragen stehe Ich Ihnen gerne zur Verfügung. Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins per Mail oder per Post an folgende Adresse.

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Standort: Nähe Rottweil
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