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Admin Assistant

Zweite Assistenz im Vorzimmer (m/w/d)

Standort: Freiburg i. Breisgau
Status: Stelle ist vakant

Die vor 80 Jahren gegründete, inhabergeführte Unternehmensgruppe Unmüssig ist einer der führenden Projektentwickler und Immobilieninvestoren in Deutschland. Das Unternehmen ist auf die Entwicklung, Realisierung und das Management von anspruchsvollen Büro-, Einzelhandels-, Wohn- und Hotelprojekten insbesondere in Baden-Württemberg und Hessen spezialisiert.

Für den Firmensitz in Freiburg suchen wir zum Eintritt im April oder Mai 2027 eine engagierte und organisationsstarke

 

Zweite Assistenz im Vorzimmer (m/w/d)

 

Im Vorzimmer der Geschäftsführung laufen viele Fäden zusammen. Gemeinsam mit der Assistenz der Geschäftsführung bilden Sie ein gut eingespieltes Team. Ihre Kollegin verantwortet die unmittelbare Assistenz der Geschäftsführung und ist Ihre zentrale Ansprechpartnerin. Sie unterstützen sie in vielfältigen organisatorischen und administrativen Belangen, übernehmen eigenständig definierte Aufgabenbereiche und sorgen gemeinsam für einen reibungslosen Ablauf im Vorzimmer.

 

Ihre künftige Kollegin ist eine ausgesprochen sympathische, offene und umgängliche Persönlichkeit, die sich auf eine verlässliche und engagierte Unterstützung freut. In der Zusammenarbeit ergänzen Sie sich, stimmen sich eng ab und sorgen gemeinsam dafür, dass im Vorzimmer alles professionell und effizient organisiert ist. Neben klassischen Sekretariatsaufgaben übernehmen Sie auch anspruchsvollere administrative Tätigkeiten, bei denen Ihre Eigeninitiative, Ihr Organisationstalent und Ihr Mitdenken gefragt sind.

Das sind Ihre Aufgaben:

  • Eigenständige Übernahme vielfältiger organisatorischer und administrativer Aufgaben im Vorzimmer

  • Unterstützung der Assistenz der Geschäftsführung im anspruchsvollen Tagesgeschäft

  • Koordination und Organisation von Terminen, Besprechungen und internen Abläufen

  • Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen

  • Eigenständige Bearbeitung der Korrespondenz und allgemeiner Geschäftsvorgänge

  • Telefonische und schriftliche Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern

  • Empfang und Betreuung von Besuchern und Geschäftspartnern

  • Planung, Organisation und Unterstützung bei Veranstaltungen und Besprechungen

  • Strukturierung, Pflege und Verwaltung von Unterlagen und Dokumenten

  • Proaktive Unterstützung bei der Organisation und Weiterentwicklung der Abläufe im Vorzimmer

Das bringen Sie mit:

    • Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.

    • Sie bringen idealerweise erste Berufserfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Verwaltungsbereich mit.

    • Sie suchen eine langfristige Assistenzposition in einer zweiten Reihe, in der Sie sowohl eine erfahrene Kollegin zuverlässig unterstützen als auch einen eigenen Aufgabenbereich eigenständig verantworten.

    • Sie schätzen klare Zuständigkeiten, eine gute Zusammenarbeit und eine Aufgabe, bei der Verlässlichkeit, Organisationstalent und Mitdenken gefragt sind.

    • Sie arbeiten strukturiert, sorgfältig und selbstständig und behalten auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick.

    • Sie sind eine freundliche, umgängliche und verbindliche Persönlichkeit.

    • Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein sind für Sie selbstverständlich.

Darauf dürfen Sie sich freuen:

Sie erwartet eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgabe in einem modernen Office-Umfeld mit guter technischer Ausstattung. Sie arbeiten eng mit einer sehr sympathischen und erfahrenen Kollegin zusammen, die Ihnen als erste Ansprechpartnerin zur Seite steht und mit der Sie das Vorzimmer der Geschäftsführung gemeinsam organisieren.

Die Arbeitsatmosphäre ist angenehm, die Wege zur Geschäftsführung sind kurz und das Miteinander im Unternehmen ist von Kollegialität und gegenseitiger Wertschätzung geprägt. Die Fluktuation im Unternehmen ist gering. Die Position ist langfristig angelegt und unbefristet zu besetzen.

Selbstverständlich erhalten Sie attraktive soziale Benefits wie betriebliche Altersvorsorge, Jobrad, Hansefit etc. Kostenlose Parkplätze sind ebenfalls vorhanden.

Wenn Sie sich angesprochen fühlen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbungsunterlagen per E-Mail an die mit der Vorauswahl beauftragte Beraterin Kirsten Borlinghaus unter kb@borlinghaus-consulting.de.

Sie wird sich zeitnah mit Ihnen in Verbindung setzen und steht für eventuelle Fragen gerne zur Verfügung.

Ihr Kontakt:

Borlinghaus Consulting
Frau Kirsten Borlinghaus
Personalberatung für Sekretariat & Assistenz
Verdistraße 45
70195 Stuttgart
Tel. 0711 65677320

Selbstverständlich bleibt Ihr Wechselgedanke unter uns! Ihre Bewerbung wird diskret behandelt und ohne ein Gespräch und Ihr Einverständnis werden keinerlei Informationen weitergegeben.

Mehr zur Datenschutzrichtlinie finden Sie auf der Website www.borlinghaus-consulting.de

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Borlinghaus Consulting
Verdistraße 45
70195 Stuttgart

Tel: 0711 65677320
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Hinweis für Bewerbungen per E-Mail oder über das Formular:

Die Gesamtgröße sollte kleiner als 10 MB sein.
Idealerweise schicken Sie mir 3 Dokumente (Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisdatei) als Anlage
im PDF oder Word-Format. Aus Kompatibilitätsgründen bitte keine tiff- oder zip-Dateien.

Vielen Dank. Ich freue mich auf Ihre Bewerbung.