Das konsequente Arbeiten nach Prioritäten gehört zum Schwierigsten im Zeitmanagement.
Viele Menschen arbeiten oft unbewusst nach dem Prinzip, zuerst die unwichtigen Dinge zu erledigen, weil diese meist die angenehmeren Themen sind. Dabei ist das Setzen von Prioritäten nach Wichtigkeit und Dringlichkeit unerlässlich für ein effizientes Zeitmanagement. Helfen kann da die Eisenhower Matrix. Sie priorisiert nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Gerne wird mal das eine mit dem anderen verwechselt :-).
Wichtig ist eine Aufgabe dann, wenn etwas „auf dem Spiel steht“. Der Zeitpunkt der Erledigung ist von der Dringlichkeit abhängig.
In der Eisenhower-Matrix gibt es vier Prioritätenklassen (A, B, C, D):
Dringend und wichtig:
Prio A beinhaltet Aufgaben, die dringend und wichtig sind. Diese Aufgaben sind von Ihnen persönlich und sofort zu erledigen.
Nicht dringend aber wichtig:
Prio B haben die Aufgaben solche, die im Augenblick nicht dringend wirken, die aber für die Zukunft wichtig sind. Solche Aufgaben werden von Ihnen erledigt; setzen Sie einen Termin für diese Aufgaben.
Dringend aber nicht wichtig:
Prio C ist das typische Tagesgeschäft. Es handelt sich dabei um solche Aufgaben, die dringend (weil sie schnell erledigt werden müssen) aber langfristig gesehen nicht wichtig sind. Viele solcher Aufgaben können Sie delegieren oder durch eine bessere Organisation verkürzen.
Nicht dringend und nicht wichtig:
Prio D ist nicht dringend und auch nicht wichtig. Das heißt, es entsteht kein Schaden, wenn diese Aufgaben nicht erledigt werden. Sie erledigen sich häufig nach einer gewissen Zeit von selbst ;-).
In meinen Assistenz-Seminaren, die ich noch vor einiger Zeit gab, habe ich gerne das Thema „Zeitmanangement/Prioritäten setzen“ mit dem Thema „Weiterbildung“ verknüpft.
Wie oft erlebte und erlebe ich es, dass für die Weiterbildung keine Zeit bleibt, da die dringlichen Aufgaben des Tagesgeschäfts alle Kraft „auffressen“. In mehr als einem Fall kam plötzlich ein jüngerer Vorgesetzter mit neuen Tools, Skills und Anforderungen. Die Assistenz, die sich 15 oder 20 Jahre leider nicht weitergebildet hatte, kam damit nicht zurecht. Die Zusammenarbeit wurde beendet.
Weiterbildung ist wichtig und gehört zur Prio B: Planen Sie Zeiten dafür ein, denn die Halbwertszeit von Wissen wird immer kürzer! Und irgendwann fällt es Ihnen vielleicht auf die Füße, sich nicht darum gekümmert zu haben.
Ich bin mit guten Trainern für Assistenzen vernetzt. Fragen Sie mich! Gerne empfehle ich Ihnen die passende Person und vernetze Sie.
